Privacyverklaring LEBO Groep

De diensten die door de LEBO Groep worden geleverd zijn onderverdeeld in verschillende B.V. ’s:

• LEBO Vastgoed B.V.;
  • LEBO Box.
• LEBO Bouw B.V.;
  • LEBO Gevelbouw.

Als u van de diensten van de LEBO Groep gebruik maakt of contact met ons opneemt, verstrekt u in het algemeen uw persoonsgegevens aan ons. U moet erop kunnen vertrouwen dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met deze persoonsgegevens omgaan. Wij trachten deze gegevens in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt te verwerken. In deze privacyverklaring leest u hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan.

Gebruikte begrippen

LEBO		LEBO Vastgoed, LEBO Bouw, LEBO Gevelbouw en LEBO Box;
onze klanten		onze opdrachtgevers en onze huurders;
betrokkene(n)		degene(n) van wie de persoonsgegevens worden verwerkt
persoonsgegevens		alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon*
verwerkingsverantwoordelijke		degene die het doel en de middelen van de verwerking vaststelt
verwerker		degene die de gegevens voor de verwerkingsverantwoordelijke verwerkt

 

* met identificeerbaar wordt bedoeld dat de identiteit van de natuurlijke persoon indirect kan worden afgeleid, bijvoorbeeld aan de hand van een kenteken en/of een IP-adres.

Wat is een persoonsgegeven?
Een persoonsgegeven is een gegeven dat informatie kan verschaffen over een bepaald persoon, bijvoorbeeld over zijn eigenschappen, zijn opvattingen of zijn gedragingen. Ook als de naam van de persoon niet met zoveel woorden is genoemd, kan sprake zijn van een persoonsgegeven, bijvoorbeeld als het gaat om iemand van wie de identiteit redelijkerwijs zonder al te veel inspanning kan worden vastgesteld.

Leesbaarheid
In het algemeen richten we het woord rechtstreeks tot u als lezer van deze privacyverklaring. Uitsluitend voor de leesbaarheid refereren we in dit statement soms aan de betrokkenen met het woord ‘hij’ (en gebruiken dus ook alleen de woorden ‘hem’ en ‘zijn’). Vanzelfsprekend zijn ook onze vrouwelijke bezoekers en/of onze klanten en/of klanten van onze klanten en/of onze werknemers en/of onze sollicitanten en/of overige betrokkenen hierbij inbegrepen.

Algemene informatie

LEBO Bouwt, beheert en belegt in vastgoed sinds 1961. Vooral in het Stadsdeel Amsterdam Nieuw-West. Als rasechte Osdorpers voelen we ons sterk verbonden met Nieuw-West. Een gebied waar veel Amsterdammers in de jaren vijftig en zestig als pioniers een nieuwe toekomst zijn gestart, dat de afgelopen vijftien jaar sterk is vernieuwd en waar Amsterdam de komende 25 jaar een belangrijk deel van haar stedelijke groei zal realiseren. Dit mani­festeert zich in een levendig stedelijk gebied. Om tegemoet te komen aan de sterke vraag naar woningen in Amsterdam verhuren wij ook een groot aantal woningen. Om die dienstverlening te kunnen realiseren, moeten wij persoonsgegevens van alle personen met wie wij een huurovereenkomst (willen) sluiten verwerken. Dit geldt natuurlijk ook voor het uitbreiden van onze business en het leveren van onze diensten. In deze verklaring leggen we u precies uit welke gegevens we waarvoor verwerken.

Privacyverklaring

Doel van deze privacyverklaring
Wij plaatsen deze privacyverklaring op onze website om aan onze informatieplicht te voldoen en u als lezer op transparante wijze te informeren over het gebruik van persoonsgegevens door onze organisatie.

Wie informeren wij?
Met dit privacy statement informeren wij u als lezer ervan en alle overige belangstellenden/betrokkenen.

Waarover informeren wij u?
Wij informeren u over het gebruik van persoonsgegevens, over het doel van de verwerkingen, over de beveiliging van de gegevens, over de mogelijke ontvangers van deze gegevens en over de bewaartermijn. Kort en goed leggen wij voor elke verwerking uit welke gegevens wij voor welke doeleinden verwerken. Daarnaast informeren wij u over uw rechten als betrokkene, zoals het recht op inzage en verwijdering van uw gegevens. Tot slot vindt u terug hoe u een klacht kunt indienen, feedback kunt geven, informatie kunt verkrijgen of andere vragen kunt stellen.

Zorgvuldige omgang
Wij zullen de persoonsgegevens die u aan ons (hebt) verstrekt met de grootst mogelijke zorg behandelen en beveiligen. Om die reden spannen wij ons in zoveel mogelijk te voldoen aan de eisen die de AVG en overige toepasselijke wet- en regelgeving aan de verwerking van persoonsgegevens stelt. Wij gebruiken de gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze aan ons zijn verstrekt en verwerken niet meer gegevens dan voor het doel noodzakelijk is.

Grondslagen verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens
a.) ter voldoening aan een wet, of
b.) voor de uitvoering van een overeenkomst

c.) op grond van uw uitdrukkelijke toestemming
d.) voor (het optimaliseren van) onze doelstellingen en/of op grond van een (ander) gerechtvaardigd belang.

Ad a.) Wettelijke verplichting
We moeten in sommige gevallen persoonsgegevens verwerken om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Dit geldt onder meer voor de wettelijk verplichting het inkomen van een huurder te toetsen om een woning passend te kunnen toewijzen. Ook geldt dat voor de Wet op de Identificatieplicht en de Wet op de Loonbelasting 1964. Daarnaast kunnen we worden verplicht persoonsgegevens aan bijvoorbeeld de politie te verstrekken, bijvoorbeeld in geval van opsporing van strafbare feiten. Vanzelfsprekend zullen wij voordat we tot verstrekking van die gegevens overgaan controleren of wij daartoe echt gehouden zijn en of een en ander juist is. Voor zover dat is toegestaan, zullen we u van de verstrekking van uw gegevens op de hoogte stellen.

Ad b.) Overeenkomst
We verwerken gegevens ook ter uitvoering van huur- of koopovereenkomsten die wij met een (huidige en/of toekomstige) huurders of kopers van onroerend goed van LEBO Groep hebben gesloten.

Ad c.) Toestemming
Voor sommige producten of diensten verzoeken wij u ons uw uitdrukkelijk toestemming te geven, voordat we uw persoonsgegevens verwerken. U bent niet verplicht uw toestemming aan ons te verstrekken en kunt uw toestemming te allen tijde eenvoudig intrekken door een mail te versturen aan: privacy@lebo.nu.

Ad d.) Gerechtvaardigd belang
Soms is het op grond van een gerechtvaardigd belang van LEBO Groep nodig uw persoonsgegevens te verwerken. Daarbij kunt u denken aan de bescherming van onze eigendommen, het waarborgen van de veiligheid van onze huurders en/of medewerkers en/of de beoordeling van medehuurderschap. Voordat wij uw gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang verwerken, maken wij een afweging om na te gaan of ons belang zwaarder weegt dan de belangen of grondrechten van de betrokkene(n) van wie we de gegevens zullen verwerken. Hiervan is onder meer sprake bij het gebruik van beveiligingscamera’s en/of elektronische toegangsregistratie.

Toepasselijkheid
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle werkzaamheden van LEBO en dus ook op het bezoek van onze website. Het is van toepassing op alle door onze huurders aan ons verstrekte persoonsgegevens en op persoonsgegevens verstrekt door sollicitanten, werknemers en overige medewerkers, bezoekers van onze website, leveranciers, medebewoners, woningzoekenden, huisbewaarders, personen met een bruikleenovereenkomst, kopers of van personen die offertes opvragen voor (ver)bouwwerkzaamheden en overige prospects en van bestuurders, gevolmachtigden of andere contactpersonen van onze zakelijke relaties.

Wij wijzen u erop dat wij geen verantwoordelijkheid kunnen nemen voor het privacybeleid van andere ondernemingen en/of sites en bronnen, ook niet als wij daarnaar op onze website verwijzen of met hen samenwerken.

Verstrekker van de gegevens
Alle persoonsgegevens ontvangen wij in het algemeen van de betrokkenen zelf of soms van hun echtgenoot of andere gemachtigde. Een enkele keer ontvangen wij de gegevens van een bevriende leverancier of onderaannemer die de betreffende leverancier of onderaannemer bij ons heeft aanbevolen.

Verstrekking van de gegevens niet verplicht
LEBO hecht eraan te benadrukken dat het voor u als bezoeker van onze website of anderszins betrokkene niet verplicht is uw persoonsgegevens aan ons te verstrekken. Als u ze niet aan ons verstrekt, kunt u echter geen gebruik maken van de diensten van LEBO en/of is het niet mogelijk een woning van ons te huren en/of is het gebruik van de website niet optimaal.

Toestemming
Als u ons toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u deze te allen tijde intrekken.

Koppelen van gegevens
Wij koppelen geen gegevens, maar leggen slechts de rechtstreeks verkregen informatie vast.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Naast de persoonsgegevens van onze huurders verwerken wij persoonsgegevens van medebewoners, van onze medewerkers (in de breedste zin van het woord) of sollicitanten, van woningzoekenden, van huisbewaarders, van personen met een bruikleenovereenkomst, van kopers of van personen die offertes opvragen voor de huur van een box of van (ver)bouwwerkzaamheden. Ook verwerken wij persoonsgegevens van bestuurders, gevolmachtigden of contactpersonen van onze zakelijke relaties. Tot slot verwerken we mogelijk persoonsgegevens van u als bezoeker van onze website.

Welke persoonsgegevens verwerken wij met welk doel en waar?

Huurovereenkomsten
Om aan de grote vraag naar woningen in Amsterdam te kunnen voldoen, verhuurt LEBO een groot aantal van de in haar bezit zijnde woningen. Wij verwerken uw persoonsgegevens voor zover dat nodig is om aan de wet te kunnen voldoen en ter uitvoering van de huurovereenkomst in de breedste zin van het woord, waaronder ook onderhoud aan de woningen is begrepen.

Welke gegevens verwerken we?
Van onze huurders, zowel de particuliere, zakelijke, als de huurders van een box verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• NAW
• Geslacht
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres(sen)
• Geboortedatum
• Banknummer
• Burgerlijke staat.

Naast deze persoonsgegevens verwerken wij ook de volgende bijzondere persoonsgegevens in geval van huur van een woning:

• Financiële en daaraan gerelateerde gevoelige gegevens: IBAN, inkomensgegevens, gegevens over uw betalingsgedrag en over uw gezinssamenstelling;
• Strafrechtelijke persoonsgegevens: gegevens over overlast inclusief bewijsmateriaal (film, foto’s, geluidsopnames, correspondentie), informatie over woonfraude;
• Wettelijke verplichting: als u een huurder van een sociale huurwoning bent, zijn wij gehouden een kopie van uw identiteitsbewijs aan de gemeente te sturen, zodat de gemeente kan controleren of u aan de vereisten van sociale huur voldoet. Van vrije-sectorhuurders houden wij geen kopie identiteitsbewijs in ons bezit.

Waar verwerken wij ze?
Wij slaan de gegevens op in:

• Hardcopy in archief
• Digitaal op interne beveiligde systemen (Tobias & Profity). Beveiligd door TONEC

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
We gebruiken de gegevens voor:

• de verhuur, het beheer en onderhoud van verhuurbare eenheden, waaronder woon- en bedrijfsruimten en opslagruimtes;
• de verkoop van woningen en bedrijfsruimten;
• uitvoering van de inkomenstoets bij nieuwe verhuringen;
• sluiting van een koopovereenkomst;
• sluiting of wijziging van een huurovereenkomst;
• inning van de huurgelden en overige betalingen, inclusief het in handen van bevoegde derden stellen van deze vorderingen en het voorkomen van uithuiszettingen;
• onderhoud en reparaties;
• opstellen van offertes/facturen voor (ver)bouwwerkzaamheden;
• de zorg voor een kwalitatief goede en leefbare woonomgeving;
• aanpak van woonfraude en overlast;
• beoordeling van de aanspraak op/aanvraag van medehuurderschap;
• behandeling van aanvragen voor medische aanpassing van de woning;
• meldingen aan zorgverlenende instanties;
• afhandeling van geschillen en klachten;
• communicatie met onze huurders over alle bovenstaande punten;
• onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening;
• intern beheer van onze organisatie (bijvoorbeeld managementinformatie);
• uitvoering van betalingen aan crediteuren (bijvoorbeeld aannemers);
• berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
• nakoming van wettelijke verplichtingen;
• de opmaak van notulen en verslagen.

Wie hebben toegang tot de gegevens?
Uitsluitend de directie van LEBO en administratie afdeling van LEBO Groep hebben toegang tot de gegevens. Indien er een actie plaats moet vinden, zie hieronder.

Delen van uw persoonsgegevens
In beginsel delen wij uw persoonsgegevens niet met derden en al helemaal niet met marketeers. Als u ons echter verzoekt onderhoudswerkzaamheden aan uw woning uit te voeren, kan het voorkomen dat wij uw gegevens doorgeven aan ons eigen personeel, onze onderaannemers of aan bij ons bekende derde om een afspraak met u te maken. Dat kan ook gebeuren als wij dat vanuit onze rol als verhuurder nodig achten. Met alle personen en bedrijven met wie wij samenwerken, zijn geheimhoudingsverklaringen overeengekomen of hebben we verwerkersovereenkomsten afgesloten.

De gegevens die wij in dat geval delen zijn de volgende:

• Naam
• Adres
• Postcode

Toestemming
Als u ons toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.

Bijzondere vormen van verwerking van persoonsgegevens

Bijzondere persoonsgegevens en/of strafrechtelijke persoonsgegevens
LEBO Groep verwerkt soms bijzondere persoonsgegevens en/of strafrechtelijke persoonsgegevens. Hiervoor gelden strenge wettelijke eisen. Bijvoorbeeld voor de reden waarom LEBO Groep deze persoonsgegevens mag verwerken. Uiteraard houden wij ons aan deze wettelijke eisen.
Bijzondere persoonsgegevens en/of strafrechtelijke persoonsgegevens zijn alleen in te zien door geautoriseerde medewerkers van de LEBO Groep. Dit zijn medewerkers die de bijzondere persoonsgegevens en/of strafrechtelijke persoonsgegevens nodig hebben om hun werk goed te doen en u op een juiste manier te helpen. Deze informatie wordt alleen gebruikt voor nauwkeurig omschreven doelen.

Delen van uw bijzondere persoonsgegevens
De gegevens die wij kunnen delen zijn de volgende:

• Informatie huishoudinkomen – Opvragen van het gezamenlijk inkomen.
• Huurcommissie bij geschillen – Adres en huurgegevens
• Strafbare feiten (Politie) – Adres en huurgegevens (of wat er opgevraagd wordt)

Kandidaat-huurders

Wij verwerken de gegevens van onze kandidaat-huurders in onze emaildatabase. Soms ontvangen wij van onze klanten of kandidaat-huurders de gegevens van hun partner en/of (overige) gezinsleden.

Welke gegevens verzamelen wij?
De gegevens die wij vastleggen zijn afhankelijk van de gegevens die wij van onze klanten en of kandidaat-huurders ontvangen. Deze persoonsgegevens kunnen zichzelf betreffen, maar ook gegevens van hun partner, gezinsleden of hun werkgever. In het algemeen komt het neer op de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres

Waar verwerken wij ze?
Wij slaan de gegevens op in onze emaildatabase

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
We gebruiken de gegevens om contact op te nemen als (mogelijk) een geschikte woning beschikbaar komt.

Wie hebben toegang tot de gegevens?
Uitsluitend de directie van LEBO en administratie afdeling hebben toegang tot de gegevens.

Delen van uw persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden.

Toestemming
Als u ons toestemming hebt verleend voor plaatsing van uw naam op de woningzoekendenlijst kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. We zullen uw persoonsgegevens dan van deze lijst verwijderen. Het gevolg daarvan is dat wij u ook niet kunnen inlichten als een voor u geschikte woning vrijkomt.

Website

Met het begrip website verwijzen wij naar ieder gebruik van onze webpagina’s onder de domeinnamen:

• lebo.nu
• lebo.nu
• lebobox.nu
• lebobouw.nu
• lebogevelbouw.nu
• lebohuurders.nu

en naar alle diensten die wij op de betreffende webpagina’s aanbieden. Wij verwerken de persoonsgegevens voor zover dat nodig is om de website en de daarmee verbonden diensten beschikbaar te houden.

Welke gegevens verwerken we?
Wij verzamelen gegevens over de gebruikers van de website, zoals de duur van het bezoek, het domein, het browsertype, de door u bezochte pagina’s, welke artikelen u hebt gelezen, uw IP-adres en cookies. Met deze gegevens kunnen wij u in beginsel niet identificeren, omdat uw IP-adres slechts tot de naam van uw provider of van uw bedrijfsnetwerk leidt.

Ook verzamelen wij uw gegevens als u die uitdrukkelijk en vrijwillig aan ons ter beschikking hebt gesteld, bijvoorbeeld door invulling van het contactformulier, het aanmeldformulier ‘inschrijven woning’ of het formulier ‘opzeggen huurwoning’ op onze website. De informatie die we u vragen aan ons te verstrekken voor het opnemen van contact zijn verschillen, maar kunnen de volgende vraaggegevens bevattan: NAW-gegevens, e-mailadres en telefoonnummer. Daarnaast verwerken we mogelijk nog aanvullende persoonsgegevens voor zover u die in het vragen/opmerkingen-veld hebt ingevuld.

De informatie die we u vragen aan ons te verstrekken voor het inschrijven van een woning bestaat uit uw NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummers en geboortedatum. Daarnaast verwerken we mogelijk nog aanvullende persoonsgegevens voor zover u die in het vragen/opmerkingen-veld hebt ingevuld.

De persoonsgegevens die we u verzoeken aan ons te verstrekken voor de opzegging van de huur van uw woning zijn de volgende: NAW zowel van de huidige woning als van uw nieuwe adres en voorts uw telefoonnummers en uw e-mailadres. Daarnaast verzoeken we u ons uw IBAN met tenaamstelling te verstrekken voor de eindafrekening. Tot slot verzoeken we u het formulier te ondertekenen.

Waar verwerken wij ze?
De gegevens verwerken we op de website zelf. De gegevens die u op de formulieren hebt ingevuld komen binnen per email bij de betreffende afdeling, waarvoor het formulier bestemd is.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Wij gebruiken de vrijwillig door u verstrekte contactgegevens om contact met u te kunnen opnemen om u op de woningzoekendenlijst te plaatsen, om de opzegging van uw huurovereenkomst te kunnen verwerken en/of om de eindafrekening aan u te kunnen verzenden en ook om uw vragen te kunnen beantwoorden of u overigens te kunnen adviseren.

We gebruiken uw bezoekgegevens en IP-adres om de indeling op onze website verbeteren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op onze site te zetten waardoor wij onze dienstverlening kunnen verbeteren.

Onze website maakt gebruik van cookies. Een cookie is een kleine hoeveelheid data die in de browser van uw computer of op uw mobiele apparaat wordt geplaatst zodra u onze website bezoekt. Wij gebruiken cookies om het gebruik van onze website te optimaliseren en beter inzicht te krijgen in het gebruik van de website en welke informatie goed scoort bij onze bezoekers. Wij kunnen de informatie die u op de website hebt achtergelaten gebruiken om persoonlijke profielen te creëren teneinde onze reacties op uw verzoeken aan te passen aan uw wensen. Wij kunnen deze informatie eveneens gebruiken om de beleving van onze website voor u te verlevendigen en om deze persoonlijker te maken. In onze cookieverklaring verstrekken we u nadere informatie over ons gebruik van cookies en welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt.

Wie hebben toegang tot de gegevens?
Het bedrijf Bytt heeft toegang tot onze website data gebruikers gegevens. De formulieren worden ontvangen door de administratie afdeling van LEBO Groep

Delen van uw persoonsgegevens
Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden en zeker niet met marketeers.

Toestemming
Als u ons toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw persoonsgegevens of het gebruik van meer cookies dan slechts de noodzakelijke kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.

Links
Op de website van LEBO Groep zijn links naar websites van andere partijen opgenomen. LEBO Groep draagt geen verantwoordelijkheid voor de manier waarop deze partijen met uw gegevens omgaan. Deze privacyverklaring is dan ook niet van toepassing op websites van derden waarnaar wij op onze website verwijzen. Wij adviseren u om die reden om op de door u bezochte site na te gaan of deze een privacyverklaring bevat en na te gaan of u zich in het daarin beschreven privacybeleid kunt vinden.

Cookies
Door middel van de geïnstalleerde cookiebot van cookiebot.com kunt u zelf aanklikken welke cookies u accepteert en welke niet.

Recruitment

Welke gegevens verwerken wij?
De gegevens die de sollicitant ons verstrekt. In het algemeen verstrekken sollicitanten ons ten minste hun NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, hun geboortedatum en -plaats, hun nationaliteit, hun opleidingsniveau, hun werkervaring, hun vaardigheden (en de talen die zij beheersen) en of ze al dan niet in het bezit zijn van een rijbewijs. Soms verstrekken zij ook hun foto en/of een vlog en/of vermelden zij gegevens over hun burgerlijke staat, hun gezinssamenstelling, hun vrijetijdsbesteding en interesses, een link naar hun LinkedIn-profiel en eventueel hun persoonlijke website.

Waar verwerken wij ze?
Wij slaan de gegevens op in onze email database beheerd door de administratie afdeling van LEBO Groep.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Om te beoordelen of de kandidaten geschikt zijn voor de openstaande functie(s) en ze naar aanleiding van dat oordeel al dan niet uit te nodigen voor een gesprek teneinde een sollicitatieprocedure te starten met het doel een geschikte kandidaat voor de openstaande functie(s) te vinden.

Wie hebben toegang tot de gegevens?
Uitsluitend de directie van LEBO en de bij uw sollicitatie betrokken medewerker (bijvoorbeeld de manager van de afdeling van de vacature en de HR-medewerker) hebben toegang tot de gegevens.

Delen van uw persoonsgegevens
Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden.

Einde van de procedure
Een procedure eindigt ofwel doordat de kandidaat wordt afgewezen ofwel doordat hij een samenwerking met LEBO aangaat. In het eerste geval zullen we tot vernietiging van de gegevens overgaan, tenzij u ons uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven het cv en/of uw sollicitatiebrief nog enige tijd te bewaren. In dat geval bewaren we uw cv ten hoogste een jaar.

Toestemming
Als u ons toestemming hebt verleend voor het bewaren van uw cv en/of sollicitatiebrief kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.

Bestand van leveranciers/onderaannemers

LEBO werkt in het algemeen jarenlang samen met betrouwbare leveranciers en onderaannemers van wie we de gegevens verwerken.

Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende gegevens van onze leveranciers of onderaannemers:

• NAW
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres
• Geslacht

Soms ontvangen wij van onze leveranciers en/of onderaannemers de gegevens van andere leveranciers of onderaannemers of van andere contactpersonen binnen hun organisatie

Waar verwerken wij ze?
Wij verwerken de gegevens van onze leveranciers en onderaannemers in onze digitaal beveiligde systemen (Tobias & Profity). Beveiligd door TONEC. Alleen de personen die dit voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben, hebben toegang tot de gegevens.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Gegevens gebruiken wij uitsluitend voor contactlegging voor werkzaamheden en bijbehorende noodzakelijke administratie.

Wie hebben toegang tot de gegevens?
Iedereen die met de onderaannemers en/of leveranciers samenwerkt heeft toegang tot de gegevens.

Delen van uw persoonsgegevens
Zonder uw toestemming delen wij uw persoonsgegevens niet met derden.

Toestemming
Als u ons toestemming hebt verleend voor het bewaren van gegevens kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Als wij uw contactgegevens hebben gewist, betekent dat wel dat wij geen contact met u kunnen opnemen voor nieuwe samenwerking.

Bestand van verenigingen van eigenaren (VvE’s)

Een VvE is het overkoepelende orgaan waarvan alle eigenaren automatisch (van rechtswege) lid worden zodra ze een appartementsrecht in een gebouw kopen. De VvE is dus een zelfstandige entiteit van een bepaald appartementencomplex of van een deel daarvan. In het algemeen verstrekt de VvE een beheeropdracht (technisch/financieel of volledig beheer) aan ons. Het hoogste orgaan binnen de VvE is de vergadering van eigenaren. Tijdens de vergadering worden alle voor het appartementencomplex relevante beslissingen genomen. Van de vergaderingen dienen notulen te worden gemaakt. In de notulen staan gegevens van onder meer de aanwezigen (namen) op de vergadering en namens welk appartementsrecht ze optreden (in het algemeen hun huisnummer).

Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende gegevens van de eigenaren

• NAW
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres
• Geslacht
• Geboortedatum/plaats
• IBAN

Waar verwerken wij ze?
Wij verwerken de gegevens van de eigenaren in onze database in ons intern beveiligd systeem en Davilex. Beveiligd door TONEC.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
We gebruiken de gegevens voor het opmaken van de notulen, incasseren van de VVE bijdragen, verspreiding nieuwsbrief en de correspondentie.

Wie hebben toegang tot de gegevens?
Van LEBO Groep hebben alleen de personen die dit voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben toegang tot de gegevens.

De notulen worden uitsluitend aan de leden verstrekt en bij in geval van een verkoopoverdracht worden de notulen van de laatste vergadering en de jaarrekening verstrekt aan de notaris.
Bij een beoogde verkoop ontvangt ook de makelaar van de kopende partij de notulen en de jaarrekening uitsluitend met het oog op het doel (de verkoop van het appartementsrecht), onder de uitdrukkelijke voorwaarde dat als het doel beëindigd is, de gegevens worden vernietigd. Denk dan aan een afgeronde of afgeketste verkoop.

Delen van uw persoonsgegevens
Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden.

Toestemming
Voor de verwerking van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang omdat wij anders geen contact met u kunnen opnemen als lid van de vereniging van eigenaren. Indien u niet wenst dat uw gegevens in de notulen van de vergadering worden opgenomen, verzoeken we u ons dat voorafgaand aan de vergadering aan ons te melden, zodat wij uw deelname aan de vergadering niet of anoniem, al naar gelang u wenst, in het verslag zullen opnemen.

Klankbordgroep

Bewoners van een door LEBO Groep verhuurd appartementencomplex kunnen zich verenigen in een klankbordgroep. Het doel van deze vorm van bewonersparticipatie is huurders een mogelijkheid te bieden invloed uit te oefenen op het beheer van hun woningen en woonomgeving. Onder huurders worden mede degenen die aan de wet of een met LEBO Vastgoed gesloten overeenkomst het recht ontlenen het gehuurde krachtens huur of mede-of onderhuur te gebruiken.

Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende gegevens van de deelnemers aan de klankbordgroep:

• NAW
• Telefoonnummer(s)
• E-mailadres

Waar verwerken wij ze?
Wij verwerken de gegevens van de deelnemers aan de klankbordgroep in onze beveiligde administratie en de programma’s Profity en Tobias.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
We gebruiken de gegevens voor het vastleggen van de deelnemers aan de klankbordgroep voor het opmaken van de verslagen, verspreiden van de correspondentie, nieuwsbrieven, contact leggen voor vergaderingen en het mededelingenbord (naam + huisnummer)

Wie hebben toegang tot de gegevens?
Alleen de personen die dit voor de uitvoering van hun werkzaamheden nodig hebben, hebben toegang tot de gegevens. Daarnaast zijn de naam en huisnummers vermeld op het mededelingenbord in het appartementencomplex. Ook in de interne nieuwsbrief vermelden wij de naam en het huisnummer van de leden van de klankbordgroep. In de verslagen van de vergaderingen noemen wij de namen van degenen die tijdens de vergadering hebben gesproken. Deze verslagen zijn uitsluitend voor intern gebruik opgesteld.

Delen van uw persoonsgegevens
Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden.

Toestemming
Voor de verwerking van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang omdat wij anders geen contact met u kunnen opnemen als lid van de klankbordgroep. Indien u niet wenst dat uw gegevens in de notulen van de vergadering worden opgenomen, verzoeken we u ons dat voorafgaand aan de vergadering aan ons te melden, zodat wij uw deelname aan de vergadering niet of anoniem, al naar gelang u wenst, in het verslag zullen opnemen.

Beveiligingscamera’s en elektronische toegangsregistratie

Voor de veiligheid van onze medewerkers en/of bewoners gebruiken wij in sommige gevallen beveiligingscamera’s of elektronische toegangsregistratie. Overal waar LEBO Groep cameratoezicht of elektronische toegangsregistratie heeft, hebben wij dit duidelijk vermeld door middel van borden of andere wijzen van waarschuwing. De camera’s filmen niet in woningen en zo min mogelijk richting de openbare weg of richting de eigendommen van anderen.

Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende gegevens:

• Camerabeelden
• toegangsregistratie

Waar verwerken wij ze?
De gegevens worden verwerkt en opgeslagen bij Protelco Group.

Voor welke doeleinden gebruiken wij de persoonsgegevens?
Ter bescherming van onze eigendommen, tot het tegengaan van overlast, misdrijven en vandalisme en ter bescherming van de bewoners van onze eigendommen en hun eigendommen. We gebruiken de beelden en toegangsregistratie uitsluitend in het geval dat een incidenten heeft plaatsgevonden om de aard van de overtreding te kunnen vaststellen en/of om daders, betrokkenen of getuigen te kunnen identificeren.

Wie hebben toegang tot de gegevens?
In beginsel bekijken we de camerabeelden niet, tenzij een incident heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden veiliggesteld en bekeken door de administratie afdeling. In het geval dat sprake is van een overtreding of misdrijf in de zin van de wet zullen we aangifte daarvan doen bij de politie en de beelden aan de politie ter beschikking stellen. Het is mogelijk dat de politie de beelden aan het Openbaar Ministerie verstrekt en/of dat ze tijdens een rechtszaak worden vertoond. In een uitzonderlijk geval overhandigt de politie camerabeelden van incidenten aan een televisieprogramma.

Delen van uw persoonsgegevens
Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij sprake is van een overtreding of misdrijf als voornoemd.

Toestemming
Voor het plaatsen van de camera’s hebben wij een gerechtvaardigd belang. Als een camera is geplaatst, dienen wij u daarover te informeren. Bij ieder object is vermeld of een camera is geplaatst. U kunt ervoor kiezen het object niet te betreden.

Bewaartermijnen
LEBO Groep bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze in eerste instantie zijn verzameld. Hoe lang wij bepaalde gegevens bewaren is afhankelijk van het soort gegevens en de doeleinden waarvoor we ze verwerken. Daarbij hanteren we, indien van toepassing, de wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld voor controles door externe instanties zoals de Belastingdienst of de Autoriteit woningcorporaties). Daarna vernietigen we de persoonsgegevens of bewaren we ze op een manier waarop ze niet meer herleidbaar zijn tot een persoon (anonimiseren).

Voor camerabeelden geldt dat de bewaartermijn maximaal vier weken is of tot na afhandeling van het op camerabeelden of toegangsregistratie vastgelegde incident tot het hoogste gerecht of het verstrijken van de termijn om in beroep of cassatie te gaan.

Voor cv’s en sollicitatiebrieven geldt dat we ze ten hoogste vier weken bewaren, tenzij we uw uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen ze langer te bewaren. In dat geval bewaren we ze ten hoogste een jaar.

Gegevens delen met derden
LEBO Groep gebruikt de verzamelde gegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met organisaties die werkzaamheden voor ons verrichten of met wie we samenwerken. Voordat we een andere partij of instantie werk voor ons laten verrichten, hebben we een verwerkersovereenkomst of een geheimhoudingsovereenkomst met hem gesloten. Daarin komen we overeen dat ook die partij zorgvuldig met de persoonsgegevens dient om te gaan en de bepalingen van de AVG naleeft. Soms is het nodig om persoonsgegevens over en weer te delen met andere instanties, zoals bijvoorbeeld gemeentes, deurwaarders en zorgverleners. In die gevallen moet een convenant getekend zijn waarin staat voor welk doel welke persoonsgegevens gedeeld mogen worden en hoe er met deze gegevens wordt omgegaan. Daarnaast kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht moeten delen.

Beveiliging
Het veilig verwerken van persoonsgegevens heeft bij LEBO Groep een hoge prioriteit. Wij hanteren verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens bij ons veilig zijn, niet kunnen worden misbruikt of op een andere manier in handen van de verkeerde personen terecht kunnen komen. Wij hanteren daarvoor onder meer een informatiebeveiligingsbeleid dat aan de daaraan te stellen eisen en standaarden voldoet. Ook zetten wij technische maatregelen in zoals encryptie. Alleen medewerkers (in de breedste zin van het woord, dus naast werknemers ook opdrachtnemers, payrollers en uitzendkrachten) die daartoe uit hoofde van hun functie bevoegd zijn, hebben toegang tot de persoonsgegevens. Zij zijn daarbij contractueel gebonden aan een geheimhoudingsbeding. Wij gebruiken de persoonsgegevens bovendien alleen voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen.

Wij werken uitsluitend samen met betrouwbare verwerkers met wie wij deugdelijke overeenkomsten hebben gesloten en die privacy ook hoog in het vaandel hebben staan. Onze samenwerkingspartners op dit moment zijn:

• TONEC (beveiliging hardware & software)
• Profity
• Davilex
• Tobias
• Protelco Group
• SD Worx

Meldplicht Datalekken
Als persoonsgegevens in handen van een onbevoegde terecht komen, spreken we van een datalek. In de praktijk is vaak sprake van een datalek als een medewerker per ongeluk zijn laptop, telefoon en/of een usb-stick in het openbaar vervoer of een andere openbare plek heeft laten liggen of als deze zijn gestolen, als de gegevens van een onderneming zijn gehackt, als een medewerker per ongeluk een bestand met persoonsgegevens per e-mail aan een onbevoegde verstuurt of als computerbestanden op een andere wijze zijn uitgelekt. LEBO Groep registreert alle (kleine en grote) datalekken intern. Als sprake is van een datalek met een aanzienlijke kans op ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens of als die gevolgen zich al hebben verwezenlijkt, meldt LEBO Groep het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens. LEBO Groep meldt het datalek ook aan degene wiens gegevens het betreft als het naar alle waarschijnlijkheid ongunstige gevolgen heeft of zal hebben voor diens persoonlijke levenssfeer en LEBO Groep geen zwaarwegende redenen heeft tot het achterwege laten van de melding.

Intern privacybeleid
Binnen LEBO Groep geldt een intern privacybeleid. Daarin is onder meer vastgelegd dat alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor de uitvoeren van hun werkzaamheden toegang tot de persoonsgegevens hebben en ze mogen inzien en verwerken. LEBO Groep zorgt er door opleiding en training voor dat onze medewerkers bekend zijn met de regels die gelden rondom de verwerking van persoonsgegevens. Onze medewerkers (in de breedste zin van het woord, dus ook zzp’ers, payrollers en uitzendkrachten) zijn daarnaast contractueel gebonden aan een geheimhoudingsbeding en zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarmee zij in hun dagelijks werk te maken hebben. Iedereen die toegang heeft tot de persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om. Tot slot gelden een clean desk en clean screen policy binnen LEBO.

Welke rechten hebt u?

Uw rechten
Wij vinden een transparant privacystatement van belang. Daarom vinden wij het belangrijk u te wijzen op de rechten die u kunt uitoefenen. Als betrokkene hebt u onder meer het recht uw persoonsgegevens in te zien en om (te verzoeken om) ze te (laten) corrigeren, aan te vullen, te verwijderen en/of af te schermen.

Hieronder vindt u een weergave van al uw rechten. Deze rechten zijn:

• Het recht van inzage: u hebt het recht op inzage van uw gegevens om op die wijze na te gaan welke persoonsgegevens LEBO Groep van u verwerkt.
• Het recht uw gegevens aan te vullen, te verbeteren, te verwijderen of te rectificeren: indien de persoonsgegevens die LEBO Groep van u verwerkt niet juist zijn, hebt u het recht deze te laten aanpassen of te laten verwijderen. Wij zullen de gegevens verwijderen als ze feitelijk onjuist zijn, onvolledig zijn, niet ter zake doen voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld of als we ze op een andere manier in strijd met een wet hebben gebruikt. Als we een grondslag voor verwijdering hebben, u dat ook hebt gewenst en het op grond van de wet is toegestaan, zullen we uw gegevens volledig wissen, zodat u niet meer bij ons bekend bent.
• Het recht op vergetelheid: als wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hierop zijn een aantal uitzonderingen, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder meer de Belastingdienst. Als u van dit recht gebruik hebt gemaakt, kan dit invloed hebben op een (toekomstige) klachtenprocedure. De mogelijkheid bestaat dat door de verwijdering van uw gegevens een klacht niet meer in behandeling kan worden genomen.

• Het recht op beperking van verwerking: u hebt het recht de gegevensverwerking te beperken. Dat willen zeggen dat u ons kunt verzoeken een deel van de gegevensverwerking te staken en een ander deel wel voort te zetten.

• Ook hebt u het recht op dataportabiliteit. Dat willen zeggen dat wij uw gegevens op gecomprimeerde wijze aan u leveren, zodat u ze op eenvoudige wijze aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunt verstrekken.

• Het recht van bezwaar: als LEBO Groep uw gegevens op grond van gerechtvaardigd belang, algemeen belang of toestemming verwerkt, kunt u hiertegen bezwaar maken als u van mening bent dat uw specifieke belangen zwaarder wegen dan ons gerechtvaardigd belang tot verwerking ervan. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar. Als u bezwaar maakt tegen de gegevensverwerking zullen we uw bezwaren wegen en vervolgens een weloverwogen besluit nemen ten aanzien van uw bezwaar tegen de gegevensverwerking. Als u het daarmee niet eens bent of als u overigens bezwaar hebt tegen de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De AP gaat er daarbij vanuit dat u eerst hebt getracht de klacht rechtstreeks met ons af te handelen. U kunt uw klacht eenvoudig indienen via de website van de AP.
• Overige rechten: ook hebt u het recht om een doeltreffende voorziening in rechte in te stellen en hebt u recht op schadevergoeding als sprake is van privacyschending. Tot slot hebben betrokkenen nu ook collectief een actierecht.

Gebruik maken van uw rechten
Wij vinden het van groot belang dat derden niet met uw privégegevens aan de haal kunnen gaan en met slechts een e-mail om inzage van uw gegevens kunnen verzoeken. Om die reden vinden wij het van belang dat onze klanten of andere betrokkenen uitsluitend inzage in hun gegevens kunnen verkrijgen als ze daar persoonlijk door een bezoek aan ons kantoor om verzoeken en ons daarbij een hun identiteitsbewijs (paspoort, identiteitsbewijs of rijbewijs) tonen, zodat we de identiteit van de verzoeker met zekerheid kunnen vaststellen.

Als u inzage in uw gegevens wenst, is het wel zo praktisch dat u dit van tevoren aan ons mededeelt via privacy@lebo.nu, zodat de daartoe bevoegde medewerker aan uw verzoek kan voldoen. Ook omdat u ons om kopieën van uw gegevens kunt verzoeken, is het wel zo praktisch dat u uw bezoek van tevoren aankondigt, zodat we deze dan voor u gereed kunnen hebben liggen.

Nadat u om inzage van uw gegevens hebt verzocht, ontvangt u van ons een volledig overzicht van de van u verwerkte gegevens, de herkomst van de gegevens, de ontvangers van de gegevens en de doelen van de verwerking van de gegevens. Daarbij geldt dat we de volgende gegevens niet zullen overleggen:

• Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;
• Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht over een huurder die is ingediend door de buurman;
• Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG.

Deze gegevens verstrekken we niet, omdat wij daarmee de privacy van de daarbij betrokkenen schenden.

Als we niet of slechts gedeeltelijk aan uw verzoek kunnen voldoen, zullen wij dat schriftelijk aan u bevestigen.

Handelingsonbekwaam
Als u jonger dan 16 jaar bent of anderszins niet handelingsbekwaam bent, zult u uw verzoek door uw wettelijke vertegenwoordiger moeten laten indienen. Wij zullen binnen een termijn van ten hoogste één maand reageren op uw verzoek. Als het ons vanwege de complexiteit van uw verzoek niet lukt binnen deze termijn op uw verzoek te reageren, dan mogen we de termijn verlengen tot ten hoogste twee maanden. Als we genoodzaakt zijn de termijn te verlengen, zullen we u hiervan binnen de eerste maand op de hoogte stellen.

Klachten
Als u van mening bent dat wij onvoldoende rekening houden met uw privacyrechten of dat wij op een andere wijze de AVG of andere toepasselijke privacy wet- en regelgeving niet correct hebben toegepast, kunt u een klacht bij ons indienen door middel van verzending van een e-mail aan: privacy@lebo.nu. Op de klacht is de klachtenprocedure van LEBO Groep van toepassing. Wij reageren binnen uiterlijk vier weken schriftelijk op uw klacht. Als we er onverhoopt niet samen zouden uitkomen, dan kunt u een klacht bij de AP indienen.

Wijziging van de privacyverklaring
LEBO Groep kan, zonder aankondiging vooraf, wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Alleen als sprake is van wezenlijke wijzigingen zullen wij u daarvan bij e-mailbericht op de hoogte stellen. Wij adviseren u daarom deze verklaring regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van alle wijzigingen.

Gezond privacybeleid
Gehoorgeven aan mensen die een beroep doen op hun rechten is een belangrijk onderdeel van een gezond privacybeleid. Een gezond privacybeleid draagt bij aan het vertrouwen van u in onze organisatie.

Hulp nodig?
Met deze privacyverklaring hebben we u duidelijkheid willen geven over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan. We controleren regelmatig of we nog aan onze privacyverklaring voldoen. Als u desalniettemin vragen over deze verklaring hebt of u anderszins onze hulp nodig hebt, kunt u van maandag tot en met vrijdag tussen 8.30 en 17.00 uur contact met ons opnemen via:

Telefoon          :           020-355 31 11

E-mail              :           privacy@lebo.nu (voor privacygevoelige zaken)
vastgoed@lebo.nu (voor overige zaken)

Ook als bewoner kunt u altijd een afspraak inplannen (telefonisch of op kantoor) als u vragen hebt over uw persoonlijke gegevens. Wij helpen u graag.

De laatste versie van dit privacy statement dateert van 11 juli 2019.